Digitalisierung wird überall gefordert.

Erfolgreiche Digitalisierung kommt aber nicht von allein.

Grundvoraussetzungen für eine sinnvolle Digitalisierungsstrategie

Bei der Digitalisierung geht es im Wesentlichen um eine Prozessoptimierung , denn letztendlich soll der Einsatz von Technik  die Arbeit erleichtern. Arbeitsabläufe, die „papierbasierend“ sind, lassen sich nur schwer automatisieren.

Wer als Vermittler sinnvoll digital arbeiten möchte, muss einige Grundvoraussetzung für seine Digitalisierungsstrategie erfüllen. Allen voran ist eine vorgangsbezogene Arbeitsweise, die Abschaffung von Papier im Vermittlerbüro  und eine moderne Arbeitsumgebung  zu nennen.

Vorgangsbezogenes Arbeiten

Als Vermittler ist man tagtäglich mit vielen parallelen Vorgängen beschäftigt. Während man ein Angebot für den einen Mandanten rechnet, ruft ein anderer an und meldet schnell einen Schaden. Schließlich bringt der Postbote einen Stapel Kuverts mit Bestätigungen, Nachfragen und Courtageabrechnungen verschiedener Versicherer. In dem ganzen hin und her kann man schnell den Überblick verlieren.
Ein modernes Maklerverwaltungsprogramm wie Keasy  unterstützt an dieser Stelle durch seine konsequente Aktivitätenverwaltung, in die alle verschiedenen Medientypen (Telefon , Brief, Mail, SMS, WhatsApp, etc.) eingebunden sind. Alle Informationen zu einem Vorgang werden an einer Stelle gesammelt und ähnlich wie in einer Dokumentenmappe bereitgehalten – aber DIGITAL!
So ergibt sich für jeden Vorgang ein vollständiger chronologischer Überblick.

Prozessautomatisierung – „next steps“

Ist die Voraussetzung eines vorgangsbasierenden Arbeitens geschafft wurde, lässt sich auch wunderbar automatisieren. Denn beim Versicherungsvermittler sind sehr viele Vorgänge identisch bzw. wiederholen sich regelmäßig.
In Keasy  erfolgt die Prozessautomatisierung mittels vorbereiteten und vom Nutzer jederzeit anpassbaren „nächsten Schritten“. Hierbei werden benötigte Dokumente automatisch vorbereitet, Fristen überwacht und Vertragsdaten aktualisiert.

Papierloses Arbeiten…

…ist einfacher gesagt als getan. Je besser alle System vernetzt  sind, desto weniger Papier fällt an.
Alle Partner im vfm-Verbund werden bei ihrem papierlosen Büro bestmöglich unterstützt. Das fängt bei der Hardwareberatung  und Einrichtung bzw. Support  des passenden Dokumentenscanners an, geht über die komplette Microsoft-Office  Integration und endet bei einer IT-Prozessoptimierung  vor Ort.
Und weil sich der Versand eines Originaldokumentes nicht immer vermeiden lässt, ist in Keasy  sogar die herkömmliche Briefmarke digitalisiert worden.

Versichererpost abholen und automatisch zuordnen

Eine sehr sinnvolle Initiative in der Versicherungsbranche ist die BiPRO, welche Normen zum Datenaustausch erarbeitet. Und beim Einsatz dieser Normen ist der vfm-Verbund TopAnwender .
Mttels BiPRO-Normen gelingt die automatische Abholung der Versichererpost digital direkt im Maklerverwaltungsprogramm. Das spannendere Thema ist aber mittlerweile die automatische Zuordnung dieser Dokumente zu den jeweiligen Kunden bzw. Verträgen. Die hierfür benötigten Prozessregeln müssen für jedes Maklerverwaltungsprogramm individuell erstellt und vor allem laufend aktualisiert werden.
Alle Makler im Verbund der vfm erhalten diese Zuordnungsregeln automatisch – Vorteile einer Nutzung von Keasy im vfm-Verbund !

Onlineberatung

Ein weiterer wichtiger Punkt jeder Digitalisierungsstrategie ist auch ein durchgehendes System zur Onlineberatung . Die gezielte Nutzung von Microsoft TEAMS  in Kombination mit Vergleichsprogrammen  ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor einer effizienten Kundenberatung. Aus dem perfekt vernetzten  Maklerverwaltungsprogramm können die Tools mit automatischer Datenübernahme live gestartet werden, während der Kunde online zugeschaltet ist. Da sogar die Policierung unmittelbar erfolgt, kann der Kunde den gesamten Prozess miterleben und erhält einen sehr transparenten Blickwinkel auf die komplette Arbeit seines Maklers.

Kunden-App und digitale Unterschrift

Abgerundet wird die Digitalisierung durch eine volle Prozessintegration der digitalen Unterschrift. Rechtssichere Unterschriften OHNE Ausdrucken und erneutes Scannen. Die zu unterschreibenden Dokumente können direkt aus Keasy an den Kunden bzw. an die Keasy-App gesendet werden. Nach Unterschrift  durch den Kunden wird das Dokument automatisch in der Keasy-Aktivität hinterlegt.

Über die Keasy-App hat der Kunde jederzeit Zugriff auf seine Vertragsdaten, kann Dokumente fotografieren bzw. an Keasy übermitteln und ist immer mit Ihnen verbunden. Natürlich nur nach Auswahl der entsprechenden Freigaben.

Unsere Definition von Digitalisierung lautet:

Arbeitserleichterung durch Einsatz von Technik!